Wanneer is het passend om een deurwaarder in te schakelen?

Voor ondernemers is het overwegen van het inschakelen van een incassobureau of gerechtsdeurwaarder vaak een gecompliceerde beslissing. Het brengt namelijk allerlei rompslomp met zich mee en kan de relatie tussen jou en de klant beïnvloeden. Hoewel je in je recht staat en de klant zijn betalingsverplichting niet nakomt, wil je liever geen klanten verliezen door deze stap. Maar in welke situaties is het eigenlijk toegestaan voor ondernemers om een incassobureau of deurwaarder in te schakelen?

Onderscheid tussen een deurwaarder en een incassobureau

Zowel een incassobureau als een deurwaarder hebben tot doel je te assisteren bij openstaande vorderingen, een incasso. Ze streven er beiden naar om de verschuldigde bedragen van de klant te innen. Niettemin liggen de bevoegdheden van een incassobureau in lijn met die van jou als schuldeiser.

Aan de andere kant heeft een gerechtsdeurwaarder wel de bevoegdheid om verdergaande juridische stappen tegen de schuldenaar te ondernemen. Dit omvat bijvoorbeeld het uitvoeren van wettelijke taken. Een deurwaarder is iemand die je kan ondersteunen bij incasso’s of gerechtelijke dagvaardingen. De volledige en formele titel is “gerechtsdeurwaarder”, aangezien dit een ambtenaar is die door de Kroon is benoemd. Hierdoor hebben ze toegang tot belangrijke overheidsregisters, zoals gemeentelijke administraties, persoonsgegevens en gegevens van het UWV.

Wanneer is het gepast om een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in te schakelen?

Het staat je vrij om op elk gewenst moment een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in te schakelen. Hier zijn geen wettelijke termijnen of voorschriften aan verbonden. Dit betekent dat je een incassobureau of gerechtsdeurwaarder kunt inschakelen zodra de betalingstermijn verstreken is en een specifieke factuur niet is voldaan. Vanaf dat moment zullen het incassobureau of de gerechtsdeurwaarder activiteiten ondernemen om de openstaande factuur alsnog geïnd te krijgen. Het is ook mogelijk om hiervoor de expertise van een ondernemingsrecht advocaat in te schakelen.

Hierbij kan gedacht worden aan herinneringen of aanmaningen via telefoon of schrift. Dankzij de ruime ervaring van incassobureaus en gerechtsdeurwaarders in incasso-activiteiten, weten zij vaak de juiste benadering te kiezen. Dit resulteert erin dat openstaande facturen doorgaans sneller worden voldaan dan wanneer je dit zelf zou aanpakken. Daarnaast bespaart het je ook de inspanning die je liever in je bedrijf steekt.

Wel moet worden benadrukt dat incassokosten pas in rekening mogen worden gebracht wanneer de debiteur in verzuim is. Daarom raden wij aan om altijd eerst de debiteur schriftelijk op de hoogte te stellen voordat je de vordering uit handen geeft. Dit geldt zelfs als je zaken doet met consumenten, aangezien dit een verplichting is.

Aandachtspunten bij het selecteren van een incassopartner

Nu is het tijd om een keuze te maken. Het is handig om te weten dat iedereen vrijelijk een incassobureau kan oprichten, zonder aan vestigingsvereisten of verplichte kwalificatie- en bijscholingseisen te hoeven voldoen. Deze eisen zijn echter wel van toepassing op gerechtsdeurwaarders. In tegenstelling tot gerechtsdeurwaarders staan incassobureaus niet onder officieel toezicht en tuchtrecht.

Het is daarom aan te raden om kritisch en waakzaam te zijn tijdens het selectieproces van een incassopartner. Een onbetrouwbare of te agressieve incassopartner kan ook schadelijk zijn voor jullie eigen reputatie.

Nu je op de hoogte bent van je rechten en waar je op moet letten, wensen wij je veel succes bij het vinden van de juiste incassopartner!